KontaktRufen Sie uns an +49 89 993414-0

Teamwork auch jenseits des Büros

10. Jun 2020 ALE

Verschiedene Standorte, gerne über Ländergrenzen hinweg, Partnerfirmen, Homeoffice und Kollegen unterwegs: Längst teilen sich Teams nicht mehr automatisch ein Büro. Wo vor Corona noch Meetings mit teils langer Anreise die Regel waren, sind heute Team-Chats, Videokonferenzen und Filesharing das Mittel der Wahl. Arbeitsgruppen organisieren sich auf dem Weg flexibler und meist auch effizienter, zum Beispiel mit CoreBiz Teams.

Gerade wenn Teammitglieder miteinander kommunizieren, handeln die Diskussionen und Gespräche von sehr schützenswerten Themen: das sind mal Businesspläne und Geschäftszahlen, neue Produkte und Kundenakquise oder Fehlersuche und Support. Kein Unternehmen sollte diese Inhalte leichtfertig in fremde Hände geben, egal ob Mitarbeiter im Chat oder einer Videokonferenz darüber diskutieren oder die Dokumente verteilen. Es empfiehlt sich daher, die Infrastruktur unter Kontrolle zu halten. Mit CoreBiz Teams ist genau das möglich: Der Server und dessen Komponenten laufen wahlweise im Serverraum des Kunden („on premises“) oder in der LIS Cloud, die sich im Rechenzentrum in Deutschland befindet und für jeden Kunden abgeschottete Ressourcen verwendet.

CoreBiz Teams verwendet das offene Matrix-Protokoll, auf das neben vielen Unternehmen auch die französische Regierung und die deutsche Bundeswehr setzen. Es kann die Inhalte jeder Gruppe Ende-zu-Ende-verschlüsselt übertragen. Auch direkte Audio- oder Video-Calls sind durchgängig verschlüsselt.

Moderne Kommunikation

Chat-Dienste wie WhatsApp haben unsere Art zu kommunizieren um eine neue Variante bereichert: Neben dem direkten Gespräch – auch per Telefon – und dem zeitverzögerten Schreiben (Brief und E-Mail) diskutieren wir nun in direkten Chats und Chat-Gruppen. Die Dynamik solcher Gruppen lässt sich weder mit Telefon noch mit E-Mail herstellen. Gerade bei verteilten Teams oder im Homeoffice verbessert der Chat die Zusammenarbeit. Sogar wenn alle Mitglieder am selben Standort arbeiten, ist diese unkomplizierte Kommunikation überaus hilfreich.

Praktische Details sind dabei die Statusanzeige: in Gruppen ist sofort zu sehen, welches Teammitglied eine Nachricht bereits gesehen hat. Auch lassen sich Chats formatieren, von einfachen Hervorhebungen (fett oder kursiv) bis zu kompletten Quelltext-Abschnitten. Bilder und Videos werden direkt angezeigt; bei Links (URLs) gibt es eine Vorschau der verlinkten Seite.

Als Ersatz für das klassische Meeting sind in CoreBiz Teams neben Chats auch VoIP-Anrufe, Videotelefonate, Screensharing und Videokonferenzen möglich. Die Mitglieder können zudem beliebige Dateien und Dokumente in der Gruppe teilen.

Gruppen, Gäste und befreundete Unternehmen

Ist ein Unternehmen in Abteilungen gegliedert, empfiehlt es sich, diese als Communities in CoreBiz Teams abzubilden. Arbeitsgruppen finden sich dann in virtuellen Räumen zusammen, wobei es sowohl geschlossene (nur auf Einladung) als auch offene Räume gibt, denen jeder beitreten kann.

Wenn erwünscht, lässt sich CoreBiz Teams auch für Gäste öffnen. So kommunizieren interne Gruppen mit Freiberuflern, Partnern oder Kunden. Der CoreBiz-Teams-Server lässt sich auch mit Instanzen bei befreundeten Unternehmen verbinden.

Wichtig vor allem, wenn Teammitglieder viel unterwegs sind: Für den Zugang zu CoreBiz Teams genügt ein moderner Webbrowser. Für Android- und Apple-Smartphones ist auch eine App verfügbar, mit der die Anwender immer auf dem neuesten Stand bleiben. Wer am PC nicht permanent den Browser offen halten will, kann eine passende Desktop-Applikation installieren.

Integriert in CoreBiz

Die Benutzer melden sich mit ihrem Standard-Konto bei CoreBiz Teams an. Sie brauchen sich kein zusätzliches Passwort zu merken. Für die Administratoren bedeutet das: es genügt, in der Management-Oberfläche CMC den User für CoreBiz Teams freizuschalten, ganz so wie sie es von der CoreBiz Groupware kennen. Die wesentlichen Daten des Anwenders werden dann automatisch in CoreBiz Teams übertragen. Da die Anmeldung über das CoreBiz Directory erfolgt, können sich hier gesperrte Benutzer nicht mehr in CoreBiz Teams anmelden und ein Passwortwechsel ist nur an einer Stelle nötig. Damit bleiben die Chats auch geschützt, wenn Mitarbeiter wechseln oder ihre Zugangsdaten verlieren.

Aus eigener Erfahrung wissen die LIS-Mitarbeiter, wie hilfreich CoreBiz Teams in der Praxis ist und wie sehr es das Teamwork fördert – auch wenn die Kollegen über die Stadt verstreut jeweils im Homeoffice ausharren. Selbst wer wieder im Büro arbeitet, bleibt mit dem Gruppenchat auf dem Laufenden und mit allen Teams verbunden.